Hoy quiero hablarles de dos puntos neuralgicos en una organización y/o en una empresa que esta comenzando sus actividades o ya está establecida desde hace mucho tiempo.
Pienso que en toda oficina que desea tener éxito y lograr todas sus metas propuestas, lo primero que debe haber allí es un orden especifico en lo que respecta a la planeación, la documentación, la organización de como se deberá hacer las tareas o trabajos para lograr nuestro plan de negocio o business plan. Creo que es relativamente importante en todo lo que se emprenda si es una tarea, trabajo u otra actividad, el Orden. Si no hay orden no se conseguirán las metas trazadas y habrá perdida de mucho tiempo buscando lo que no se consigue en el momento.
Para tener un orden especifico en la documentación, hay que tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar....Para que una documentación nos sea de utilidad, deberemos tener los papeles y documentos en orden y clasificarlos. El orden material es una práctica elemental. Si no tenemos ese orden, sufriremos mucho las consecuencias.
Como podemos clasificar la documentación:
La documentación la podemos clasificar de diferentes maneras:
Si es electrónica, podremos maximizar nuestros archivos creando diferentes pestañas de archivo comenzando con las letras del alfabeto, o también se pueden organizar dándole los nombres de nuestros clientes, o por los asuntos que sean importantes, también puede organizarlos por nombres de proyectos o por numeración. Eso depende de la organización u empresa y de la forma que le sea lo más idónea utilizar dicha documentación, y luego poder encontrar toda su documentación y no perder tiempo en la búsqueda de la misma conllevando perdida de un tiempo valioso, que hubiera podido utilizar para realizar una actividad importante y beneficiosa para lograr los objetivos trazados.
Si la documentación aún es llevada por medio de archivadores, la misma deberá ser clasificada por los diferentes tipos de documentación:
- Esquemas, dibujos, normas, croquis, códigos, planos, etc.
- Expedientes de máquinas, procesos o fichas estandard de fabricación, procesos de producción y/o distribución, etc.
- Notas de servicios, hojas de propaganda, ordenes de pago, de aplicaciones, contratos, ordenes de compra, etc.
También podremos clasificar bajo los siguientes itemes:
- Documentación individual, mano de obra, proyecto, cliente, etc.
- Fichas de apuntes, notas importantes para cada proyecto
- Bonos de trabajo
Lo importante de la acción que es clasificar la documentación, es que el método de clasificación sea sencillo pero comprensivo para todos los empleados y personas que utilizaran y tendrán acceso a esos archivos. Eso garantizará que la documentación este en orden y sea hallada por todos los involucrados a dicha documentación.
Ahora bien, les quiero hablar de las relaciones interpersonales de los subordinados y los superiores y la relación que debe haber entre subordinados, para que siempre haya éxito y las cosas marchen bien en nuestra empresa y/o negocio.
Hay un dicho que dice asi: "La organización debe coordinar no sólo las cosas, sino también lograr un acuerdo entre los hombres" Robert Lelong.
En el trabajo que realizamos siempre habrá alguna interacción con las demás personas que tengamos como compañero de trabajo o superior, por lo cual este punto es un punto muy importante para cualquier organización que desea que su empresa u organización marche bien y exitosamente.
En una empresa u organización debe existir un canal de información directo y conciso, sin rumores y con respeto mutuo; si se desean adjudicar o encomendar trabajos importantes que tienen cierto tiempo de entrega se deberá de informar a la persona que se le encomendará de hacer la actividad el tiempo en que tendrá que tener listo ese trabajo o tarea. Se le exigirá que la misma cumpla con los términos especificados al momento de entregarsele dicha actividad.
Siempre es importante utilizar el canal de información correcto para obtener los máximos beneficios y no tener perdida.
Cuando se tratan las cosas a viva voz con un pequeño grupo, poco a poco, los problemas ya no tienen tiempo para agravarse y podrán ser resueltos mucho más rápidamente.
Para lograr que nuestros interlocutores nos comprendan debemos tener los siguientes puntos como necesarios para una buena comunicación no importando la jerarquía, y son los que siguen:
- Que exista una canal formal de comunicación, mediante reuniones periódicas, mediante implementación de canales regulares de información como correos electrónicos, memorándum u otro tipo de comunicación verbal.
- Crear en el interlocutor un estado de receptividad, a lo que se le está indicando y/o informando.
- Lograr que nuestro interlocutor se dé cuenta de la importancia del trabajo que desempeña en la empresa u organización.
- Explicarle las razones de las instrucciones que recibe.
- dejándole a nuestro interlocutor subordinado que tenga la mayor iniciativa posible en la ejecución de los detalles del trabajo o tarea encomendados.
- haciendo que nuestro subordinado coopere en lo máximo en la obra, proyecto o tarea común.
Todos estos puntos son importantes y si logramos que nuestros subordinados comprendan nuestros mensajes, tendremos el éxito en los logros de nuestras metas.
