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Hoy quiero tocar el tema de la delegación dentro de una empresa que esta plenamente constituida o apenas empezando sus operaciones.
El encargado de los negocios de la empresa, por muy perfeccionista que sea, siempre necesitará delegar algunas de sus obligaciones y funciones para encomendarse a realizar otras de mayor envergadura e importancia. Usted piensa que es la única persona que puede realizar todas esas funciones y encargos con excelencia y calidad durante su jornada de trabajo? Al finalizar el día estará agobiado de haber realizado todas las tareas que no le correspondían y a lo mejor habrá descuidado otras tareas y obligaciones que realmente eran las más importantes por realizar en ese día. Le suena esto tan conocido? Algunas personas tienen temor del acto de delegar, porque piensan que la persona, a la cual le encargaran el trabajo no lo efectuará con la calidad y excelencia que merece dicho trabajo o tarea. Pero realmente estará en lo cierto?...
El no transferir nunca la responsabilidad de efectuar dichas tareas a otra persona, implica que dicho trabajo seguirá en su lista de tareas por hacer para siempre. Siempre al comienzo, va a ser un poco difícil, el decidir que es lo que se va a delegar para que lo haga otra persona, esa decisión tomará tiempo. Pero esa decisión no es imposible si se efectúa un análisis detallado de las tareas y trabajos que pueden ser transferidas a terceras personas. El asignar una tarea o trabajo a una tercera persona, requiere de una definición clara y concisa de la tarea ha asignar, requiere también de una capacitación o explicación para que está tercera persona comprenda el objetivo y requerimientos de la tarea. La persona que delega deberá estar disponible para responder posibles preguntas para esclarecer las tareas y trabajos asignados a esa tercera persona. Sin embargo, puedo confirmar que el hecho de delegar, siempre le ofrecerá la ganancia de más tiempo para invertir en proyectos y negocios provechosos en el futuro.
El no delegar lo atrapará en una función constante del que lo hace todo, sin usted no se realiza nada, ni se mueve nada en la organización o empresa, lo cual quiere decir que la misma se pararía definitivamente, si usted faltase a la misma. Si usted está en esta situación, siempre tendrá demasiado que hacer y demasiado poco tiempo disponible para encargarse de asuntos importantes para usted mismo. Con el acto de Delegar y permitirlo, usted está haciendo que otras personas participen en la realización de un trabajo o tarea, y esto es una forma excelente de proporcionarle a otras personas la oportunidad de aprender y lograr emprender su crecimiento dentro de la empresa u organización. En el caso de sus colegas y socios, es una forma de compartir el trabajo y tareas pendientes por realizar y así evitará el sobrecargarse de actividades, y posiblemente mejorará su nivel de estrés y mal humor.
Para saber si está delegando con la frecuencia necesaria, y no esta sobre cargándose de actividades que le causan incomodidades y tensiones, existe un sencillo análisis que deberá efectuar, y es el siguiente:
1.- Cuándo usted se encuentra de viaje, usted piensa que la empresa no funcionará con normalidad y no podrá salir adelante con las actividades, por lo cual sucederá una catástrofe en la misma?.
2.- Cuándo usted se ausenta, las actividades, tareas y proyectos se paralizan totalmente, y cuando usted regresa consigue que todo lo que dejo está idéntico o peor de lo que lo dejó?.
3.- Está usted realizando en estos momentos las mismas actividades que realizaba hace dos años atrás?. Y por lo tanto, usted se siente atrapado en una rutina diaria, con las mismas actividades que realizaba hace dos años atrás?.
4.- Se están acumulando los trabajos y tareas en su bandeja de pendientes, por el motivo de que usted no tiene el tiempo suficiente para atenderlos?.
5.- Siente usted, que cada vez le cuesta mucho más esfuerzo por completar y cumplir sus proyectos, tareas y actividades, porque se encuentra inmerso en demasiados detalles rutinarios?.
A continuación mencionare algunas claves para delegar de forma óptima, y son las siguientes:
1.- Explicar claramente los objetivos, metas, planes y resultados que desea obtener a corto y largo plazo, y el grado de confianza que le brindará a las personas que encomendará para realizar sus actividades y tareas.
2.- Establezca fechas de comienzo de las tareas asignadas y fije las fechas de entrega o culminación de sus asignaciones o proyectos.
3.- Decida cuales son las formas de realizar el control de seguimiento, calidad y excelencia del proyecto o actividad que encomendó para una tercera persona la realizará. Esto es importante para poder obtener resultados óptimos en proyectos de larga duración.
4.- Establezca cuales son las limitaciones o restricciones que tendrá cada proyecto o asignación.
5.- Si es necesario, otorgue a la persona la autoridad necesaria para realizar las actividades, proyectos o tareas asignadas.
6.- Asegúrese de que la persona que asigno para realizar sus actividades, proyectos y asignaciones, le haya comprendido perfectamente lo que usted quiere que realice. Defina exactamente lo que usted necesita obtener de su parte.
7.- Asigne las actividades o tareas, y deje sola a la persona para que esta pueda efectuarla sin distracciones. No se quede alrededor de ella, para entorpecer las actividades de la tercera persona. Dele la libertad para realizar las actividades que le fueron encomendadas.
8.- Realice sus comentarios, arreglos de posibles errores, sugestiones y criticas, en el momento en que revise las actividades y tareas que fueron encomendadas a la tercera persona.
Con estas sencillas claves usted logrará eficientemente delegar sus actividades, tareas y funciones en otras personas, lo cual le dará un mejor rendimiento en su empresa u organización y a la vez contribuirá con el crecimiento empresarial y organizacional, lo cual conllevará a tener mejores resultados a futuro.
El encargado de los negocios de la empresa, por muy perfeccionista que sea, siempre necesitará delegar algunas de sus obligaciones y funciones para encomendarse a realizar otras de mayor envergadura e importancia. Usted piensa que es la única persona que puede realizar todas esas funciones y encargos con excelencia y calidad durante su jornada de trabajo? Al finalizar el día estará agobiado de haber realizado todas las tareas que no le correspondían y a lo mejor habrá descuidado otras tareas y obligaciones que realmente eran las más importantes por realizar en ese día. Le suena esto tan conocido? Algunas personas tienen temor del acto de delegar, porque piensan que la persona, a la cual le encargaran el trabajo no lo efectuará con la calidad y excelencia que merece dicho trabajo o tarea. Pero realmente estará en lo cierto?...
El no transferir nunca la responsabilidad de efectuar dichas tareas a otra persona, implica que dicho trabajo seguirá en su lista de tareas por hacer para siempre. Siempre al comienzo, va a ser un poco difícil, el decidir que es lo que se va a delegar para que lo haga otra persona, esa decisión tomará tiempo. Pero esa decisión no es imposible si se efectúa un análisis detallado de las tareas y trabajos que pueden ser transferidas a terceras personas. El asignar una tarea o trabajo a una tercera persona, requiere de una definición clara y concisa de la tarea ha asignar, requiere también de una capacitación o explicación para que está tercera persona comprenda el objetivo y requerimientos de la tarea. La persona que delega deberá estar disponible para responder posibles preguntas para esclarecer las tareas y trabajos asignados a esa tercera persona. Sin embargo, puedo confirmar que el hecho de delegar, siempre le ofrecerá la ganancia de más tiempo para invertir en proyectos y negocios provechosos en el futuro.
El no delegar lo atrapará en una función constante del que lo hace todo, sin usted no se realiza nada, ni se mueve nada en la organización o empresa, lo cual quiere decir que la misma se pararía definitivamente, si usted faltase a la misma. Si usted está en esta situación, siempre tendrá demasiado que hacer y demasiado poco tiempo disponible para encargarse de asuntos importantes para usted mismo. Con el acto de Delegar y permitirlo, usted está haciendo que otras personas participen en la realización de un trabajo o tarea, y esto es una forma excelente de proporcionarle a otras personas la oportunidad de aprender y lograr emprender su crecimiento dentro de la empresa u organización. En el caso de sus colegas y socios, es una forma de compartir el trabajo y tareas pendientes por realizar y así evitará el sobrecargarse de actividades, y posiblemente mejorará su nivel de estrés y mal humor.
Para saber si está delegando con la frecuencia necesaria, y no esta sobre cargándose de actividades que le causan incomodidades y tensiones, existe un sencillo análisis que deberá efectuar, y es el siguiente:
1.- Cuándo usted se encuentra de viaje, usted piensa que la empresa no funcionará con normalidad y no podrá salir adelante con las actividades, por lo cual sucederá una catástrofe en la misma?.
2.- Cuándo usted se ausenta, las actividades, tareas y proyectos se paralizan totalmente, y cuando usted regresa consigue que todo lo que dejo está idéntico o peor de lo que lo dejó?.
3.- Está usted realizando en estos momentos las mismas actividades que realizaba hace dos años atrás?. Y por lo tanto, usted se siente atrapado en una rutina diaria, con las mismas actividades que realizaba hace dos años atrás?.
4.- Se están acumulando los trabajos y tareas en su bandeja de pendientes, por el motivo de que usted no tiene el tiempo suficiente para atenderlos?.
5.- Siente usted, que cada vez le cuesta mucho más esfuerzo por completar y cumplir sus proyectos, tareas y actividades, porque se encuentra inmerso en demasiados detalles rutinarios?.
A continuación mencionare algunas claves para delegar de forma óptima, y son las siguientes:
1.- Explicar claramente los objetivos, metas, planes y resultados que desea obtener a corto y largo plazo, y el grado de confianza que le brindará a las personas que encomendará para realizar sus actividades y tareas.
2.- Establezca fechas de comienzo de las tareas asignadas y fije las fechas de entrega o culminación de sus asignaciones o proyectos.
3.- Decida cuales son las formas de realizar el control de seguimiento, calidad y excelencia del proyecto o actividad que encomendó para una tercera persona la realizará. Esto es importante para poder obtener resultados óptimos en proyectos de larga duración.
4.- Establezca cuales son las limitaciones o restricciones que tendrá cada proyecto o asignación.
5.- Si es necesario, otorgue a la persona la autoridad necesaria para realizar las actividades, proyectos o tareas asignadas.
6.- Asegúrese de que la persona que asigno para realizar sus actividades, proyectos y asignaciones, le haya comprendido perfectamente lo que usted quiere que realice. Defina exactamente lo que usted necesita obtener de su parte.
7.- Asigne las actividades o tareas, y deje sola a la persona para que esta pueda efectuarla sin distracciones. No se quede alrededor de ella, para entorpecer las actividades de la tercera persona. Dele la libertad para realizar las actividades que le fueron encomendadas.
8.- Realice sus comentarios, arreglos de posibles errores, sugestiones y criticas, en el momento en que revise las actividades y tareas que fueron encomendadas a la tercera persona.
Con estas sencillas claves usted logrará eficientemente delegar sus actividades, tareas y funciones en otras personas, lo cual le dará un mejor rendimiento en su empresa u organización y a la vez contribuirá con el crecimiento empresarial y organizacional, lo cual conllevará a tener mejores resultados a futuro.
